Legitimitet og mandat

Det er afgørende, at vedtægterne er velovervejede samt at der er tydelighed om det lokale frivilligråds formål og opgaver. Derudover skal der være overensstemmelse mellem rådets formål, opgaver og kompetencer.

Gennem en forventningsafstemning om rådsmedlemmernes rolle kan der skabes et godt grundlag og en fælles forståelse for rådsarbejdet. For at sikre rådets legitimitet skal det desuden være let at finde oplysninger om rådet, og medlemmerne kan med fordel have fokus på at synliggøre rådets arbejde. Synlighed og kendskab til rådet i lokalsamfundet er afgørende for rådets gennemslagskraft. Rådsmedlemmerne skal derfor have en god forbindelse til de frivillige organisationer.

Medlemmerne i et lokalt frivilligråd kan både være udpegede eller valgte. Det væsentlige er, at processen er gennemsigtig, og at den frivillige sektor oplever, at organisationernes interesser har en stemme. Der er således ikke én sammensætning, som passer til alle kommuner, da der er lokale forskelle. Det er op til det enkelte frivilligråd at finde den måde, hvor der bedst sikres en bred repræsentation af de frivillige områder, som det er valgt, at rådet skal repræsentere.

Den frivillige sociale sektor vil oftest udgøre majoriteten i frivilligrådene både hvad angår repræsentation, formål og opgaver. Et lokalt frivilligråd kan imidlertid også have repræsentation fra andre områder eksempelvis kultur- og idrætsområdet. Det afhænger af, hvad der passer ind i den lokale kontekst.

Se mere om de øvrige anbefalinger herunder.

1.1    Det anbefales, at frivilligrådet har et tydeligt opdrag, som er defineret af kommunen og den frivillige sektor

Eksempelvis ved, at kommunen og de frivillige organisationer ved oprettelsen af et frivilligråd i samarbejde definerer frivilligrådets formål og opgaver, samt hvilke områder af den frivillige sektor rådet skal repræsentere. Det er vigtigt, at rådet får opgaver, som rådsmedlemmerne finder relevante og tager ejerskab over.

Eksempelvis kan der afholdes et fællesmøde, hvor frivillige organisationer, repræsentanter fra kommunens forskellige fagområder og lokalpolitikere inviteres til at komme med deres input. Derefter kan en mindre gruppe med repræsentanter fra både de frivillige organisationer og kommunen gå sammen om at definere frivilligrådets formål og opgaver.
 

1.2    Det anbefales, at frivilligrådet har tydelige vedtægter

Eksempelvis bør frivilligrådet have vedtægter eller lignende dokumenter, der fungerer som retningslinjer for rådets arbejde og virke. Der findes ikke én bestemt måde, hvorpå frivilligrådets vedtægter skal se ud. Derfor er det vigtigt, at frivilligrådet sikrer, at vedtægterne er tydelige og tager forbehold for så mange potentielle udfordringer som muligt.

Af vedtægterne bør følgende som minimum fremgå:

• Navn og hjemsted
• Formål
• Kompetencer og opgaver
• Rådets sammensætning og valgperiode
• Repræsentantskab/Generalforsamling
• Økonomi
• Vedtægtsændringer
• Opløsning

Desuden kan der i vedtægterne eller i en forretningsorden med fordel stå noget om konstituering, mødeafvikling, dagsordener, referater, sekretariatsbetjening, nedsættelse af udvalg, beslutningsdygtighed, udtrædelse, tavshedspligt, inhabilitet, eksklusion og samarbejdspartnere.
 

1.3    Det anbefales, at frivilligrådets sammensætning afspejler de områder inden for frivilligt arbejde, som rådet repræsenterer

Eksempelvis kan rådsmedlemmerne findes blandt frivillige (sociale) organisationer inden for forskellige områder og målgrupper. Det kan for eksempel være organisationer, som arbejder for børn og unge, integration og flygtninge, voksne, ældre eller mennesker med handicap. Hvilke målgrupper, der er relevante at have repræsenteret i jeres frivilligråd, beror på en lokal vurdering.

Eksempelvis, at der tilsigtes bred repræsentation og mangfoldighed blandt rådsmedlemmerne hvad angår områder, alder, etnicitet og funktion, så frivilligrådet kan rådgive kommunen om alle de områder, som frivilligrådet repræsenterer.

Eksempelvis kan der være rådsmedlemmer, som repræsenterer andre områder end
socialområdet. Det kan fx være kultur- og idrætsområdet.

Eksempelvis kan der tilstræbes bred geografisk repræsentation, så der blandt rådsmedlemmerne er kendskab til det frivillige arbejde i de forskellige byer og lokalsamfund i kommunen.

Eksempelvis kan der være politikere, kommunale fagpersoner, virksomhedsrepræsentanter, repræsentanter fra kommunens frivilligcenter og repræsentanter fra andre kommunale råd med i frivilligrådet. Forhold jer til fordele og ulemper ved dette i jeres lokale kontekst.

Husk, at du som rådsmedlem i et frivilligråd arbejder for hele det frivillige område, som frivilligrådet repræsenterer, medmindre andet er aftalt.

1.4    Det anbefales, at frivilligrådsmedlemmer introduceres til rådsarbejdet og forventningsafstemmer, hvad rollen som rådsmedlem indebærer

Eksempelvis kan nye rådsmedlemmer få en introduktion til frivilligrådet og dets arbejde. Erfarne rådsmedlemmer eller en medarbejder, som betjener rådet, kan fortælle om rollen og ansvaret som rådsmedlem, hvilke emner,  der optager rådet, hvilke faste opgaver rådet har, relevant lovgivning fx servicelovens § 18 samt eventuelle samarbejdsaftaler. Denne introduktion kan med fordel være et fast punkt på førstkommende møde efter valg/udpegning, så alle rådsmedlemmer får forventningsafstemt, hvad rollen som rådsmedlem indebærer.

Eksempelvis kan frivilligrådet lave en intropakke med relevante dokumenter, som kan udleveres til nye rådsmedlemmer. Intropakken kan fx indeholde frivilligrådets vedtægter, forretningsorden, procedure for valg, møder i frivilligrådet, kontaktliste til frivilligrådsmedlemmerne, oversigt over kommunens frivillige organisationer, relevant lovgivning, kommunens frivilligpolitik, tildelingskriterier for § 18-midler mm.

1.5    Det anbefales, at der er sammenhæng mellem rådets formål og rådsmedlemmernes kompetencer

Eksempelvis, at der ved sammensætningen af rådsmedlemmerne er en opmærksomhed på, at frivilligrådets formål og opgaver skal stemme overens med de forskellige typer af rådsmedlemmer, der er i rådet fx frivillige, politikere og repræsentanter fra frivilligcentret eller andre råd.

Eksempelvis, at frivilligrådet snakker om, hvilke kompetencer rådsmedlemmerne har, og hvordan disse kompetencer kan sættes i spil for at opfylde frivilligrådets formål. Alle rådsmedlemmer har hver især noget forskelligt at bidrage med, så sørg for at bruge de kompetencer, der er i rådet, mest hensigtsmæssigt.

Eksempelvis, at frivilligrådet overvejer, hvordan eventuelt manglende kompetencer kan skaffes. For eksempel kan et eller flere rådsmedlemmer deltage i et kursus, eller der kan hentes manglende kompetencer ind udefra. Det kan være videns- og fagpersoner i kommunen, der fx kan yde kommunikationsbistand eller organisationer, som har en efterspurgt viden om fx brugerfrivillighed eller unge frivillige. Alternativt kan frivilligrådsmedlemmerne opfordre en person med efterspurgte kompetencer til at stille op til frivilligrådet ved næste valg.

1.6    Det anbefales, at frivilligrådet gør sig overvejelser om, hvordan rådet kan rekruttere nye frivilligrådsmedlemmer

Eksempelvis, at frivilligrådet beskriver rådets formål, opgaver og tidsforbrug, så interesserede kandidater nemt kan finde frem til, hvad rådsarbejdet indebærer og dermed er bevidste om, hvad de går ind til.

Eksempelvis, at rådsmedlemmerne spørger personer i deres netværk eller laver opslag i avisen, på frivilligrådets hjemmeside eller via de sociale medier. Frivilligrådet kan med fordel henvende sig til grupper, som ønskes repræsenteret i rådet fx unge frivillige.

1.7    Det anbefales, at frivilligrådet synliggør sit arbejde og sikrer, at der er et kendskab til rådet i lokalsamfundet

Eksempelvis, at rådsmedlemmerne er i løbende kontakt med de frivillige organisationer, som rådet repræsenterer. Herved kan rådsmedlemmerne tage organisationernes input med til kommunen, men også give informationer tilbage til organisationerne.

Eksempelvis, at frivilligrådet løbende orienterer de frivillige organisationer om rådets arbejde. Det kan fx være gennem et nyhedsbrev eller ved hjælp af frivilligcentrets kommunikationskanaler. Derudover kan rådet vælge at invitere organisationerne til forskelligartede arrangementer.

Eksempelvis kan frivilligrådet synliggøre sig selv ved at deltage i kommunale arrangementer for at udbrede viden om frivilligt arbejde, udsende pressemeddelelser til lokale nyhedsmedier eller uddele en frivilligpris.

Eksempelvis har mange frivilligråd en side på kommunens hjemmeside, hvor der kan findes informationer om rådet. Relevante informationer er vedtægter, frivilligrådets opgaver, medlemmer i rådet, mødedatoer og kontaktoplysninger, så der er mulighed for at kontakte rådet med spørgsmål, gode ideer eller udfordringer. For at give interesserede en større indsigt i rådets arbejde kan dagsordener og referater ligeledes lægges på hjemmesiden. Det samme gælder for information om § 18-midlerne fx ansøgningsskemaer, tildelingskriterier og deadlines for ansøgninger. Det er vigtigt, at alle disse oplysninger er opdaterede.

Eksempelvis kan frivilligrådet benytte forskellige medier til at kommunikere deres arbejde ud. Det kan fx være en side på sociale medier såsom Facebook. Fastlæg gerne en strategi for rådets kommunikation.